Як повідомляє Ukrainian Wall, питання декларування відшкодувань за відрядження регулюється Податковим кодексом України, зокрема статтею 165.1.11. Саме вона визначає, які суми не включаються до оподатковуваного доходу працівника.

Коли відшкодування не треба декларувати

Згідно з чинним законодавством, кошти, отримані працівником як відшкодування витрат на службове відрядження, не вважаються доходом і не підлягають декларуванню — але за двох умов. По-перше, витрати мають бути фактично понесені й підтверджені документально: квитки, чеки, рахунки з готелю. По-друге, суми мають вкладатися в норми, встановлені Кабінетом Міністрів України.

Окремо врегульовано питання добових. У 2026 році для відряджень територією України неоподатковувана сума добових становить не більше 0,1 мінімальної заробітної плати за кожен день — це близько 800 гривень. Для закордонних відряджень ліміт — до 80 євро на добу. Усе, що в цих межах, до декларації не потрапляє.

Коли податкова може зацікавитися

Зовсім інша ситуація складається, коли роботодавець відшкодовує працівникові суму, що перевищує встановлені норми або не підкріплена належними документами. У такому разі перевищення розглядається як додаткове благо — а отже, підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% та військовим збором 1,5%. Саме ці суми працівник зобов'язаний задекларувати.

Крім того, як наголошують у Державній податковій службі, авансовий звіт про відрядження має бути поданий працівником вчасно — протягом трьох робочих днів після повернення. Прострочення або відсутність звіту автоматично перетворює всю отриману суму на оподатковуваний дохід.

Що варто знати працівникам і роботодавцям

Фахівці з бухгалтерського обліку радять зберігати всі без винятку документи, що підтверджують витрати під час відрядження, навіть якщо сума здається незначною. Посадкові талони, квитанції про оплату пального, рахунки за проживання — усе це стане в нагоді, якщо податкова запитає про походження коштів.

Для роботодавців важливо: якщо підприємство компенсує працівникові витрати понад норму без належного податкового супроводу, відповідальність за неутриманий ПДФО лягає саме на компанію. Штраф може сягати 25% від суми недоплати.

Отже, базове правило просте: документально підтверджені витрати в межах норм — не декларуємо. Усе, що виходить за межі, — фіксуємо в річній декларації про доходи.

Раніше Ukrainian Wall писав: тарифи, податки, ФОПи: що Україна пообіцяла МВФ — кого торкнеться.

Ми вже повідомляли: податки після війни: у Раді анонсували масштабну реформу — чиї доходи перерахують.