Як повідомляє Ukrainian Wall, Асоціація правників України оприлюднила роз'яснення щодо формування особових справ працівників. Найпоширеніша проблема — неправильне оформлення копій документів, які долучаються до справи. Помилка, яку часто допускають кадровики, може стати підставою для штрафу під час перевірки Держпраці.
Що каже закон про копії в особових справах
Порядок ведення особових справ регулюється наказом Держкомархіву та Кодексом законів про працю України. До особової справи долучаються копії паспорта, ідентифікаційного коду, диплома про освіту, військового квитка та інших документів. Усі вони мають бути завірені належним чином — з позначкою «Згідно з оригіналом», датою, підписом і печаткою (за наявності). Без цих реквізитів копія юридичної сили не має.
Окремо юристи наголошують: роботодавець не має права зберігати копії документів, які містять надлишкову персональну інформацію, без письмової згоди працівника. Це стосується, зокрема, сторінок паспорта з відомостями про сімейний стан, дітей, місце реєстрації.
Три найтиповіші помилки кадровиків
Перша — завірення копій без дати. Якщо на копії стоїть лише підпис і печатка, але немає дати завірення, інспектор Держпраці може визнати її недійсною. Друга помилка — використання копій, зроблених працівником самостійно, без звірки з оригіналом. Кожна копія має бути звірена уповноваженою особою. Третя — зберігання в особовій справі оригіналів документів замість копій. Оригінали трудової книжки, диплома чи військового квитка роботодавець не має права вилучати на постійне зберігання.
Які штрафи загрожують
За порушення законодавства про працю, зокрема неналежне ведення кадрової документації, передбачена адміністративна відповідальність за статтею 41 КУпАП. Штраф для посадових осіб становить від 510 до 1700 гривень. За повторне порушення — від 1700 до 5100 гривень. Крім того, за результатами перевірки Держпраці може винести припис про усунення порушень, невиконання якого тягне за собою окрему відповідальність.
Як правильно оформити копію: покроково
Зробіть копію документа на якісному обладнанні, щоб текст був читабельним. Звірте копію з оригіналом. Нанесіть позначку «Згідно з оригіналом» — вручну або за допомогою штампа. Поставте дату завірення, підпис уповноваженої особи з розшифруванням та печатку (якщо юрособа використовує печатку). Після цього копія набуває статусу офіційного документа і може бути долучена до особової справи працівника.
Раніше Ukrainian Wall писав: трудова книжка: стаж можуть не зарахувати — кому терміново подати документи.