Як раніше повідомляв Ukrainian Wall, масштабна кампанія з оцифрування паперових трудових книжок стартувала ще у 2021 році, коли Верховна Рада ухвалила закон про електронний облік трудової діяльності. Відтоді Пенсійний фонд України поетапно впроваджував цифровий реєстр застрахованих осіб, а українці почали масово подавати скан-копії своїх документів через особисті кабінети на вебпорталі ПФУ та у сервісних центрах. За даними відомства, станом на початок червня 2026 року мільйони громадян уже подали свої трудові книжки для оцифрування, і цей процес триває безперервно. Проте Головне управління Пенсійного фонду України в місті Києві оприлюднило офіційне роз'яснення, яке стосується мільйонів українців, котрі ще не встигли подати скан-копії.
Суть заяви зводиться до одного: 10 червня 2026 року — не фінальна дата, і жодного дедлайну, після якого приймання скан-копій припиниться, не існує. Кампанія з оцифрування трудових книжок триває в штатному режимі, і скан-копії паперових документів для внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб можна подавати без жодних обмежень у часі. У відомстві наголошують, що інформація про нібито крайній термін 10 червня є наслідком неправильного тлумачення нормативних актів, адже жоден офіційний документ ПФУ не встановлював цю дату як кінцеву.
Скан-копії паперових трудових книжок для внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб можна подавати у штатному режимі й після 10 червня 2026 року. Жодних обмежень Пенсійний фонд не встановлював — сервіс працює цілодобово та залишатиметься доступним на постійній основі.
Представники Пенсійного фонду також нагадали, що процедура оцифрування є добровільною, однак вкрай бажаною для кожного застрахованого громадянина. «Ми рекомендуємо не відкладати подання скан-копій у довгий ящик, адже наявність відомостей у цифровому реєстрі суттєво спрощує будь-які взаємодії з державними органами — від призначення пенсії до оформлення субсидій та інших соціальних виплат», — зазначила начальниця одного з управлінь ПФУ. Вона також підкреслила, що в разі втрати паперової трудової книжки громадяни, чиї дані вже внесені до електронного реєстру, зможуть відновити свій трудовий стаж без тривалих бюрократичних процедур. Саме тому у фонді закликають українців скористатися можливістю та подати скан-копії вже зараз, не чекаючи на якісь уявні дедлайни.
Що стосується технічних вимог до скан-копій, то Пенсійний фонд встановив доволі прості правила. Трудова книжка має бути відсканована повністю — усі сторінки, включно з титульною та тими, де відсутні записи, адже навіть порожні аркуші є частиною документа. Формат файлу — PDF або зображення у форматах JPG чи PNG, при цьому зображення повинні бути кольоровими, чіткими та читабельними, з роздільною здатністю не менше 300 dpi. Розмір одного файлу не повинен перевищувати 5 МБ, а якщо сторінок багато, їх можна завантажити кількома окремими файлами. Сам процес внесення відомостей до реєстру після подання скан-копій зазвичай займає від трьох до десяти робочих днів — залежно від завантаженості системи та кількості записів у конкретній трудовій книжці.
Багатьох українців хвилює питання: що буде з тими, хто взагалі не подасть скан-копії своєї трудової книжки? У Пенсійному фонді чітко пояснили: паперові трудові книжки залишаються чинними, і жодної примусової заміни на електронний формат законодавство не передбачає. Тобто громадяни, які з будь-яких причин не подадуть скан-копії, зможуть надалі користуватися паперовим документом для підтвердження свого трудового стажу, зокрема під час призначення пенсії. Водночас фахівці радять не ігнорувати можливість оцифрування, адже паперовий документ може бути пошкоджений, втрачений або знищений, і тоді відновлення даних без електронної копії в реєстрі перетвориться на справжній квест із пошуку архівних записів. Крім того, цифровий формат уже сьогодні дозволяє роботодавцям та державним органам оперативно отримувати інформацію про трудовий стаж без зайвої паперової тяганини.
Пенсійний фонд передбачив два основні шляхи для подання скан-копій трудових книжок, і обидва працюють без вихідних. Перший — самостійне подання через особистий кабінет на вебпорталі ПФУ, для чого потрібен лише кваліфікований електронний підпис або авторизація через BankID. Другий — особисте звернення до сервісного центру Пенсійного фонду, де фахівці допоможуть відсканувати документи та внести дані до реєстру безпосередньо на місці. Важливо пам'ятати, що процедура є абсолютно безкоштовною, а за її результатами кожен заявник отримує підтвердження про внесення відомостей до реєстру застрахованих осіб. У разі виявлення помилок або розбіжностей у записах трудової книжки працівники ПФУ повідомлять про це додатково та допоможуть виправити неточності.